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费用凭证审核的12个注意事项

点击量:0   来源:安诚财务   更新时间:2018-06-15

  1、注意不要 ;以偏概全 ;不要认为只有发票才可以作为付款的原始凭证。
  财会人员对发票比较熟悉,知道发票是盖有税务(shuì wù)监制章的。但不能说没有盖税务监制章的凭证(voucher)都不合规。如盖有财政监制章的行政事业单位统一收据,没有盖税务监制章的汽车票、火车票及飞机票,医院使用的专用收据等。如果去境外出差, ;形式发票 ;也是可以作为报销凭证的。还有,如在合同纠纷中诉讼至法院,法院的判决及裁决书也是可以作为入账凭证的。在自制原始(Original)凭证中,如借款单也是可以作为付款依据(yī jù)的。
  2、注意(attention)尽量减少 ;白条 ;入账。
  所谓白条,财务上指非正式单据,即:不合法的便条、不合规的单据来充当原始凭证(voucher)。在实际中财会人员偶尔遇到白条入账的情况,是不是所有的白条都应拒之门外呢当然不是,具体问题还要具体分析。如果是以网站内容不真实的 ;白条 ;入账,则是违法行为,不可入账。但在某些特定条件下是允许入账的,如在对外经营活动中确实没有办法取得发票,从真实性的原则出发,允许以相关的自制凭证来入账。对于白条,能否在所得税前抵扣呢?按照《中华人民共和国企业所得税法》第八条规定:企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失(loss)和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。另根据《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十七条指出,企业所得税法第八条所称有关的支出,是指符合生产经营活动规定,应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。这里的关键点是如何证明相关支出是必要及正常的支出。对于生产经营行为,内部原始凭证如成本核算资料、折旧资料等,可以作为合规凭证在企业所得税前抵扣。而对外采购货物及服务等,从税收实践来看,需要有合规的票据来证明,否则在对企业进行汇算所得税清缴时,要做纳税调增处理。
  3、注意(attention)发票等凭证上填列项目是否 ;面面俱到 ;。
  会计人员在审核单据时,需要全面地审核如下事项:审核发票的名称、发票的类型、填制日期和编号、经济业务网站内容、数量、计量单位、单价和金额、填制单位名称及经办人的签名并盖章等。在发票审核时需关注发票上需要写明单位的全称,但需要区分一种情况(Condition),对于有些必须要个人实名登记的发票,如飞机票、火车票、住宿费发票、手机话费发票则可以认定为合规发票;对于发票的类型要留意是否按合同(contract)要求提供;对于填制人与复核人应是不同的经办人,如果填制人及审核人为同一人,则是不符合常理。对于盖章,则需要盖发票专用章,而不是财务专用章,或带有五角星的公章,或是合同专用章等。如果上述要素不合规的票证虽然在会计上进行了账务处理(chǔ lǐ),但也存在不能在公司所得税前抵扣的风险。
  4、注意发票的时效性是否是 ;昨日黄花 ;。
  在日常的付款中,财会人员也时而看到收到的发票时间比发票上填写的时间滞后很多,有的还是跨年度的。在会计上能否入账呢?我们需要区分两种情况:第一种情况是费用已作预提在当年入账,但当年未取得发票;第二种情况是当年取得了发票但未在当年入账,即是跨年入账。针对第一种情况,根据国家税务总局第34号公告,实务中在当年所得税预缴时可按账面发生额核算,但需要在下年度所得税汇算清缴前取得发票,否则要做所得税纳税调增处理。针对第二种情况,从会计核算真实性原则出发,根据影响(influence)程度的高低,要么在下年度费用中列支,要么通过 ;以前年度损益调整 ;进行调整。再来看是否可以在所得税前扣除,根据影响程度的高低,要么在当期费用列支,要么通过 ;以前年度损益调整 ;进行调整。至于是否可以在所得税前扣除,根据国家税务总局第15号公告,对企业发现以前年度实际发生的、按照税收规定(guī dìng)应在企业所得税前扣除而未扣除或者少扣除的支出,企业做出专项申报及说明后,准予追补至该项目发生年度计算扣除,但追补确认期限不得超过5年。实务中,各地税局的执行也不尽相同,总的原则是时间越久,税前抵扣的难度(difficulty)越大。另外,从企业内部管理的角度出发,如果经常出现发票跨年度入账的情况,也说明管理不够到位而要引起重视。
  5、注意对于定额发票的态度是 ;越少越好 ;。南昌代理记账第36条明确规定:“不具备设置条件的应当委托经批准设立从事会计代理记账业务的中介机构代理记账。
  定额发票也称为手撕发票。因为一张发票上的金额是固定的,如果实际没有消费到定额发票的金额但以定额发票的金额报账的话,往往也不太好发现其中的问题。当然,随着营改增的深入推进,定额发票将会越来越少,慢慢会退出历史舞台。
  6、注意对发票要 ;验明正身 ;。
  应定期及不定期地在相应国地税务(shuì wù)网站或通过(tōng guò)当地的纳税服务中心及本地主管税务机关等方式咨询发票的真伪,以减少或杜绝假发票的发生。
  7、注意发票是否为 ;阴阳发票 ;。
  所谓阴阳发票,即是指发票的对应联次网站内容不一致。在审查发票时,要看复写的字迹颜色是否相同,正反双面颜色是否一致,内容是否完整,辨别有无局部(part)复写的痕迹。当然这种现象也会随着税控机开立发票的普及(指遍布、遍及於一般)而逐步减少。
  8、注意发票是否 ;偷梁换柱 ;。
  偷梁换柱意为伪造。是指所提供发票与真实业务不匹配。实务中,可分三种情况,第一种是经济业务根本就没有发生,而假借所取得的发票要求报销付款;第二种情况是业务真实发生,但发票的内容如品种被变更;第三种情况是真实发票因遗失等原因而找不到了,只能找一张其他类型的发票来替代入账。根据《会计法》规定:企业必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证不予接受,并向单位负责人报告(The report)。在《中华人民共和国发票管理(guǎn lǐ)办法》中也规定,不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。
  9、注意是否是 ;有中生变 ;有中生变意指变造。
  指通过有无用药剂退色、用橡皮擦、小刀刮等涂改痕迹。把原来真实的加以改变,歪曲了发票原来的面目。会计人员在审核时需要用火眼金睛来识别这些伎俩。
  10、注意发票号码是否 ;紧密相连 ;。
  如果报销付款中出现连续(Continuity)多张连号的发票,则该发票可能(maybe)存在不符合业务的真实性。
  11、注意不要 ;知法犯法 ;。
  对于不合规的经济业务,财会人员不要去动歪点子帮企业去买假发票入账。根据《会计法》及《中华人民共和国发票管理(guǎn lǐ)办法》的规定,对单位及个人处以罚款,还有构成犯罪的,依法追究刑事责任。
  12、注意(attention)态度要 ;有礼有节 ;。
  财会人员在审核凭证时,对于不真实及其他不符合报销要求的凭证拒绝时要向对方说明原因,语言表达要婉转一些,这样也使得对方易于接受。另外,我们尽量要做到对事不对人,不能因为对方是主管或是高管,就对不合规的票据照单全收,要坚持原则,不可没有底线。
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